# Escritor de Procedimientos Operativos Estandar (SOPs)

## Descripcion

Este skill premium transforma la descripcion informal de un proceso operativo de tu negocio en un SOP completo con objetivo, alcance, responsables, pasos numerados con detalle, puntos de control de calidad, excepciones comunes y un checklist resumido para uso diario. Diseñado para que cualquier empleado nuevo pueda ejecutar el proceso sin supervision constante. Ideal para negocios ecuatorianos en fase de crecimiento.

## Prompt Principal

```
Actua como un consultor de procesos y operaciones con experiencia en PYMEs ecuatorianas en crecimiento. Tu tarea es transformar la descripcion informal de un proceso en un SOP (Procedimiento Operativo Estandar) profesional y completo.

DATOS DEL PROCESO:
- Nombre del proceso: {{NOMBRE_PROCESO}}
- Area/Departamento: {{AREA}}
- Quien lo ejecuta actualmente: {{EJECUTOR_ACTUAL}}
- Con que frecuencia se hace: {{FRECUENCIA}}
- Tiempo estimado de ejecucion: {{TIEMPO}}
- Herramientas/materiales necesarios: {{HERRAMIENTAS}}

DESCRIPCION INFORMAL DEL PROCESO:
"""
{{DESCRIPCION_PROCESO}}
"""

PROBLEMAS ACTUALES CON ESTE PROCESO:
{{PROBLEMAS}}

MI NEGOCIO:
- Nombre: {{NOMBRE_NEGOCIO}}
- Tipo: {{TIPO_NEGOCIO}}
- Numero de empleados: {{NUM_EMPLEADOS}}

GENERA EL SOP COMPLETO:

1. **ENCABEZADO DEL DOCUMENTO**
   | Campo | Detalle |
   |-------|---------|
   | Nombre del procedimiento | [nombre claro] |
   | Codigo | SOP-[area]-[numero] |
   | Version | 1.0 |
   | Fecha de creacion | [fecha] |
   | Ultima actualizacion | [fecha] |
   | Responsable del documento | [cargo] |
   | Aprobado por | [cargo] |

2. **OBJETIVO** (1 oracion clara):
   ¿Para que existe este procedimiento? ¿Que resultado garantiza cuando se ejecuta correctamente?

3. **ALCANCE**:
   - A quien aplica (que cargos/personas)
   - Cuando se ejecuta (trigger/disparador)
   - Donde aplica (ubicacion, sucursal, canal)

4. **PRERREQUISITOS**:
   Lista de todo lo que debe estar listo ANTES de iniciar:
   - Materiales fisicos
   - Accesos a sistemas
   - Permisos necesarios
   - Informacion previa requerida

5. **PROCEDIMIENTO PASO A PASO**:
   Numeracion jerarquica (1, 1.1, 1.2, 2, 2.1...):
   Para cada paso incluye:
   - Numero y titulo del paso
   - Descripcion detallada de la accion (que hacer exactamente)
   - Quien lo hace (cargo o rol)
   - Herramienta o sistema que usa
   - Resultado esperado del paso
   - ⚠️ Punto de control de calidad (si aplica): como verificar que el paso se hizo bien

6. **MANEJO DE EXCEPCIONES**:
   Para las 3-5 situaciones atipicas mas comunes:
   | Excepcion | Que hacer | Quien decide | Escalamiento |

7. **INDICADORES DE CALIDAD**:
   3 metricas simples para saber si el proceso se ejecuto correctamente:
   | Indicador | Meta | Como se mide | Frecuencia |

8. **CHECKLIST DE UNA PAGINA** (para imprimir y usar diariamente):
   ☐ Paso 1: [descripcion ultra breve]
   ☐ Paso 2: [descripcion ultra breve]
   ...
   ☐ Verificacion final: [que revisar]
   Firma: _____________ Fecha: _____________

9. **REGISTRO DE CAMBIOS**:
   | Version | Fecha | Cambio realizado | Responsable |

El SOP debe ser lo suficientemente detallado para que una persona nueva, sin experiencia previa en el negocio, pueda ejecutar el proceso correctamente siguiendo solo este documento.
```

## Variables del Prompt

| Variable | Descripcion | Ejemplo |
|----------|-------------|---------|
| {{NOMBRE_PROCESO}} | Nombre del procedimiento | Preparacion y envio de pedidos online |
| {{AREA}} | Departamento | Operaciones / Despacho |
| {{EJECUTOR_ACTUAL}} | Quien lo hace hoy | El dueño y 1 asistente |
| {{FRECUENCIA}} | Cada cuanto se hace | Diario, 10-20 pedidos por dia |
| {{TIEMPO}} | Cuanto tarda | 15-20 minutos por pedido |
| {{HERRAMIENTAS}} | Que se necesita | Computadora, impresora, cajas, cinta, balanza, app de courier |
| {{DESCRIPCION_PROCESO}} | Explicacion informal | "Primero revisamos los pedidos que llegaron por WhatsApp y por la web, los anotamos en la libreta, buscamos los productos en la bodega, los empacamos, imprimimos la guia del courier y los dejamos listos para que pasen a recoger..." |
| {{PROBLEMAS}} | Que falla actualmente | A veces se envian productos equivocados, no se actualiza el inventario, los pedidos de WhatsApp se pierden entre los mensajes |
| {{NOMBRE_NEGOCIO}} | Tu empresa | NaturalBox EC |
| {{TIPO_NEGOCIO}} | Que haces | Tienda online de productos naturales y organicos |
| {{NUM_EMPLEADOS}} | Cuantas personas | 4 personas |

## Ejemplo de Uso

### Input:

```
PROCESO: Cierre de caja diario
AREA: Caja / Administracion
EJECUTOR: Cajero/a del turno
FRECUENCIA: Diario, al final de cada turno
TIEMPO: 20-30 minutos
HERRAMIENTAS: Caja registradora, formulario de cierre, calculadora, sobre de seguridad, cuaderno de novedades

DESCRIPCION INFORMAL:
"Al final del dia, la cajera cuenta todo el dinero que hay en caja. Separa las monedas de los billetes. Cuenta cuanto se vendio segun el sistema y compara con lo que hay en fisico. Si hay diferencia, anota cuanto falta o cuanto sobra. Pone todo el dinero en un sobre con la fecha y lo guarda en la caja fuerte. Si hay algun problema grande avisa al gerente."

PROBLEMAS:
- A veces hay faltantes de $5-15 y no se sabe por que
- No siempre se registra si hubo devoluciones o anulaciones durante el dia
- Cuando la cajera titular falta, la persona que la reemplaza no sabe bien el proceso
- Los sobres a veces no tienen toda la informacion escrita

NEGOCIO: Farmacia VidaSana — farmacia de barrio en Ambato
EMPLEADOS: 6 (2 cajeras, 2 dependientes, 1 bodeguero, 1 administradora)
```

### Output generado:

```
PROCEDIMIENTO OPERATIVO ESTANDAR

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1. ENCABEZADO

| Campo | Detalle |
|-------|---------|
| Procedimiento | Cierre de caja diario |
| Codigo | SOP-CAJ-001 |
| Version | 1.0 |
| Fecha de creacion | 22 de febrero de 2026 |
| Ultima actualizacion | 22 de febrero de 2026 |
| Responsable | Administradora |
| Aprobado por | Gerente General |

2. OBJETIVO

Garantizar que el dinero fisico en caja coincida con las
ventas registradas en el sistema, que el efectivo quede
asegurado correctamente y que cualquier diferencia quede
documentada para su investigacion.

3. ALCANCE

- Aplica a: Cajero/a del turno (titular o reemplazo)
- Se ejecuta: Al cierre de cada turno de atencion, ANTES
  de que el cajero/a se retire
- Ubicacion: Farmacia VidaSana, caja principal, Ambato

4. PRERREQUISITOS

☐ Caja registradora/sistema con las ventas del dia registradas
☐ Formulario de cierre de caja impreso (o acceso al digital)
☐ Calculadora
☐ Sobre de seguridad en blanco
☐ Llave de la caja fuerte (solo cajero/a de turno y administradora)
☐ Cuaderno de novedades
☐ Todas las transacciones del dia registradas (incluyendo
  devoluciones y anulaciones)

5. PROCEDIMIENTO PASO A PASO

FASE A: PREPARACION (5 minutos)

1. CERRAR ATENCION AL PUBLICO
   1.1 Verificar que no hay clientes pendientes de cobro
   1.2 Colocar el letrero "Caja cerrada" si aplica
   1.3 Registrar la hora exacta de cierre en el formulario
   Quien: Cajero/a
   Herramienta: Formulario de cierre
   Resultado: No quedan transacciones pendientes

2. GENERAR REPORTE DE VENTAS DEL SISTEMA
   2.1 En la caja registradora/sistema, generar el reporte
       de "Corte Z" o "Cierre de turno"
   2.2 Imprimir o anotar los siguientes totales:
       - Total de ventas en efectivo: $____
       - Total de ventas con tarjeta: $____
       - Total de ventas con transferencia: $____
       - Devoluciones y anulaciones del dia: $____
       - Total neto de efectivo esperado: $____
   2.3 Verificar que las devoluciones y anulaciones esten
       registradas con el codigo de autorizacion de la
       administradora
   Quien: Cajero/a
   Herramienta: Sistema de caja registradora
   Resultado: Reporte impreso con los totales del dia
   ⚠️ CONTROL: Si hay devoluciones sin codigo de autorizacion,
   NO continuar. Llamar a la administradora para regularizar.

FASE B: CONTEO DE EFECTIVO (10 minutos)

3. CONTAR EL DINERO FISICO
   3.1 Retirar TODO el dinero de la caja registradora
   3.2 Separar por denominacion:
       - Billetes de $100, $50, $20, $10, $5, $1
       - Monedas de $1, $0.50, $0.25, $0.10, $0.05, $0.01
   3.3 Contar cada denominacion por separado
   3.4 Registrar las cantidades en el formulario de cierre:

       | Denominacion | Cantidad | Subtotal |
       |-------------|----------|----------|
       | $100        |          |          |
       | $50         |          |          |
       | $20         |          |          |
       [... todas las denominaciones ...]
       | TOTAL FISICO |         | $______  |

   3.5 Separar el fondo de caja para el dia siguiente: ${{FONDO_CAJA}}
   3.6 Calcular: Total fisico - Fondo de caja = Efectivo del dia
   Quien: Cajero/a (solo, sin interrupciones)
   Herramienta: Calculadora, formulario
   Resultado: Total de efectivo del dia contado y registrado
   ⚠️ CONTROL: Contar DOS VECES si el monto total supera $500

FASE C: CUADRE Y REGISTRO (5 minutos)

4. COMPARAR EFECTIVO FISICO VS. SISTEMA
   4.1 Efectivo del dia (contado): $____
   4.2 Efectivo esperado (sistema): $____
   4.3 Diferencia: $____ (sobrante +/ faltante -)
   4.4 Si la diferencia es $0: marcar "CUADRADO" ✅
   4.5 Si la diferencia es de $1 a $5: registrar en el formulario,
       firmar y continuar con el proceso
   4.6 Si la diferencia es mayor a $5: DETENER, llamar a la
       administradora y NO guardar el dinero hasta que ella revise
   Quien: Cajero/a
   Resultado: Cuadre documentado

5. ASEGURAR EL EFECTIVO
   5.1 Colocar el efectivo del dia en el sobre de seguridad
   5.2 Escribir en el sobre:
       - Fecha: ____
       - Turno: ____
       - Total efectivo: $____
       - Diferencia (si hay): $____
       - Nombre y firma del cajero/a: ____
   5.3 Sellar el sobre
   5.4 Depositar en la caja fuerte
   5.5 Cerrar la caja fuerte con llave
   Quien: Cajero/a
   ⚠️ CONTROL: Verificar que la caja fuerte quede con llave.
   NUNCA dejar la caja fuerte abierta.

FASE D: CIERRE (5 minutos)

6. REGISTRAR NOVEDADES
   6.1 En el cuaderno de novedades, anotar:
       - Fecha y hora de cierre
       - Cualquier incidente del dia (devolucion, queja, faltante)
       - Productos que se agotaron
       - Mensajes para el turno siguiente
   6.2 Firmar la entrada

7. DEJAR LISTO PARA EL DIA SIGUIENTE
   7.1 Dejar el fondo de caja en la registradora
   7.2 Dejar el formulario de cierre en el archivador
   7.3 Verificar que la impresora tenga papel
   7.4 Apagar equipos segun protocolo

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

6. MANEJO DE EXCEPCIONES

| Excepcion | Que hacer | Quien decide | Escalamiento |
|-----------|----------|-------------|--------------|
| Faltante mayor a $5 | Detener cierre, llamar administradora | Administradora | Si supera $20, informar a Gerente |
| Sistema caido | Registrar ventas manual en cuaderno, hacer cierre manual | Cajero/a | Informar a administradora |
| Billete falso detectado | Separarlo, registrar en novedades, no incluir en conteo | Administradora | Reportar a Gerente |
| No hay sobre de seguridad | Usar sobre comun, sellar con cinta y firmar sobre el sello | Cajero/a | Informar a administradora |
| Cajero/a debe retirarse antes del cierre | Transferir caja a la persona autorizada con conteo conjunto | Ambos firman | Registrar en novedades |

7. INDICADORES DE CALIDAD

| Indicador | Meta | Como se mide | Frecuencia |
|-----------|------|-------------|------------|
| Precision del cuadre | Diferencia < $2 en 90% de cierres | Formularios de cierre del mes | Mensual |
| Cierre a tiempo | 95% de cierres dentro de 30 min | Hora registrada en formulario | Semanal |
| Formularios completos | 100% con todos los campos llenos y firmados | Revision de formularios | Semanal |

8. CHECKLIST DIARIO (para imprimir)

CIERRE DE CAJA — FARMACIA VIDASANA

Fecha: _________ Turno: _________

☐ Cerre atencion al publico
☐ Genere reporte de ventas del sistema
☐ Verifique que devoluciones tienen autorizacion
☐ Conte todo el efectivo por denominacion
☐ Separe el fondo de caja ($____)
☐ Compare fisico vs. sistema
☐ Diferencia: $_____ (sobrante/faltante/cuadrado)
☐ Puse el efectivo en el sobre con todos los datos
☐ Deposite el sobre en la caja fuerte
☐ Cerre la caja fuerte con llave
☐ Registre novedades en el cuaderno
☐ Deje listo para mañana

Firma cajero/a: _____________ Hora: _______
Firma verificacion (admin): _____________

9. REGISTRO DE CAMBIOS

| Version | Fecha | Cambio | Responsable |
|---------|-------|--------|-------------|
| 1.0 | 22/02/2026 | Creacion del documento | Administradora |
```

## Variaciones del Prompt

### Variacion 1: SOP express (proceso simple)

```
Actua como un consultor de procesos. Genera un SOP simplificado de 1 pagina para el siguiente proceso de {{NOMBRE_NEGOCIO}}:

PROCESO: {{PROCESO}}
DESCRIPCION: {{DESCRIPCION}}

El SOP express debe tener SOLO:
1. Objetivo (1 linea)
2. Pasos numerados (maximo 10, 1 linea por paso)
3. 3 puntos de "NUNCA hacer" (errores criticos a evitar)
4. Checklist de verificacion final (5 items)

Formato: cabe en 1 pagina A4 para imprimir y pegar en la pared.
```

### Variacion 2: Manual de onboarding basado en SOPs

```
Actua como un consultor de RRHH y operaciones. Un nuevo empleado va a empezar en el puesto de {{PUESTO}} en {{NOMBRE_NEGOCIO}}.

PROCESOS QUE DEBE APRENDER:
{{LISTA_PROCESOS}}

Genera un manual de onboarding de 30 dias:

SEMANA 1 (OBSERVAR): Que procesos observar, con quien, checklist diario
SEMANA 2 (PRACTICAR): Que procesos practicar con supervision, evaluacion basica
SEMANA 3 (EJECUTAR): Que procesos ejecutar solo con verificacion posterior
SEMANA 4 (AUTONOMO): Evaluacion final, procesos que domina vs. los que necesitan mas practica

Incluye un formulario de evaluacion simple para el supervisor.
```

## Consejos para Mejores Resultados

- Describe el proceso como lo haces HOY, no como te gustaria que fuera: el SOP documenta la realidad y luego se mejora. Si describes un proceso idealizado, nadie lo podra seguir.
- Prueba el SOP con alguien que NO conoce el proceso: dale el documento a una persona nueva y pidele que lo ejecute. Donde se trabe, el SOP necesita mas detalle.
- Imprime el checklist y pegalo donde se ejecuta el proceso: un SOP guardado en una computadora no sirve. El checklist de 1 pagina en la pared es lo que realmente se usa.
- Actualiza el SOP cada vez que cambies el proceso: un SOP desactualizado es peor que no tener SOP porque genera confusion. Incluye siempre la fecha de ultima actualizacion.

## Integraciones Sugeridas

- Google Docs para crear y compartir el SOP con todo el equipo
- Notion o Trello para organizar todos los SOPs del negocio en un solo lugar
- Google Forms para crear el checklist diario en formato digital
- WhatsApp grupo interno para compartir actualizaciones de procesos con el equipo